【6.仕事ができない人ほど資料作成に時間がかかる】

仕事ができない人の52の特徴のテーマは【仕事ができない人ほど資料作成に時間がかかる】です。年収1,000万円以上目指す人で、当てはまる人はすぐに直しましょう。

こんな悩みを持っている人はぜひ、読んでいただきたいです。私の上記のような悩みを抱えて、資料を作成することに対してすごく苦手意識を持っていました。

資料作成に時間をかけてはいけない！資料は説明するためのツールでしかない。

仕事ができない人が資料を作成する際に陥ってしまうのが、資料を作ることが目的になってしまうことです。資料はあくまでも何かを説明するための手段でしかないのです。よって、その説明が資料無しできるのであれば、まったく資料は必要としないのです。

よって、資料を作成する際は、何のために作成するのかを明確にして作成することがポイントです。また、資料を作成する際は、いきなりPCに向かって書かずにまずは紙で内容を整理したうえで、書くことをお勧めします。

資料作成に時間をかけずに資料を作成するポイントは７つ。

資料作成に時間をかけないために、整理しなければならないならない情報は以下です。この情報を整理せずにPCににらめっこしては、時間がいくらあっても足りません。

①あなたは誰に何を伝え、どういうアクションを起こしてもらいたいか。
②そのアクションは相手（会社）にとってどのくらい効果があるか。
③他の選択肢と比べてあなたが提案するアクションはなぜ良いのか。
④伝えたい相手が一番気にするネガティブなことは何か。
⑤そのネガティブなことを潰す情報はあるか。
⑥データは具体的でかつ信ぴょう性があるか。
⑦どういう順序で伝えれば、相手が一番納得しやすいか。

上記の点を押さえてから資料を作成すると相手を納得させられます。

資料は説得するためのツールでしかない。作成することが目的になってはだめ。

仕事ができない人が最短・最速で資料を作る方法

資料といっても、自分が企画を立ててプレゼンするという楽しい資料作りだけでなく、とりあえず先輩や上司から依頼された面倒な資料もありますよね？

ここでは、面倒な資料作成を最短・最速で作成する方法についてお伝えします。実は、この資料作成が一番面倒で時間がかかりますし、多くの資料作成がこれに当てはまりますよね？

つまり、この資料作成さえ早くできれば、仕事がかなり楽になることは言うまでもありません。私もこれができるようになってから、すごく資料作成が速くなりました。

まず初めに先輩・上司の考えを整理させる

先輩・上司から任された嫌な資料作成を最短・最速で終わらせるために、まず絶対に押さえておかなければならない前提条件は以下です。

先輩・上司が資料作成を依頼したときに具体的なイメージがない。

ショッキングなことかもしれませんがこれが事実なのです。多くの人が、先輩・上司に答えがあり、資料が完成する度に提出し、何度も修正が入る。しかも、修正する度に言っていることが変わっているということが多くあります。それはなぜかというと、先輩・上司も具体的なアウトプットのイメージないからです。なんとなくこんな感じがいいかなぐらいです。

よって、最初の時点でもれなくダブりなく、徹底的にヒアリングをしつつ、情報を整理しなければ、何度もやり直しして、資料を作成しなければなりません。

資料作成の際のヒアリングのポイント

上司・先輩にヒアリングをする際は、5W１Hを意識して行なうとよいでしょう。

Who（誰に）：誰に対する資料か。
When（いつ）：いつまでに作成するか。
Where（どこで）：その会議はどこで行なわれるか。
What（なにを）：どういう資料を作成するか。
Why（なぜ）：資料作成の目的は何か。
How（どのように）：アウトプットの形式はなにか。

それに加えて、資料を作成する際に整理する情報は７つで記載した内容を徹底的にヒアリングします。

もちろん、ただヒアリングするだけではダメです。知っている情報は自分ではめ込んで、仮説を立てながら情報を整理して先輩・上司と整理していきます。そこで承認をもらえたら、資料を作成し始めます。

さらに、効率化させるためのテクニックとしては、紙やホワイトボードでアウトプットを依頼者と共有しながら打ち合わせをするとよいでしょう。そうすると、資料の修正はほとんどないでしょう。

まとめ

仕事は、自分の成果になる仕事とそうでない仕事があります。自分の成果になる仕事だけやっていたいですが、そうもいきません。自分の成果にならない仕事で一番面倒なのが、頼まれた資料作成です。こういう資料は時間をかけずに、サクッと終わらせてしまいましょう。

そうすれば、あなたは自分の成果が出る仕事に集中することができ、年収1,000万円に近づくことは間違いありません。