11.仕事ができない人ほどメールのラリーが多い

皆様こんにちは。サラリーマン銭太郎です。今回のテーマは【11.仕事ができない人ほどメールのラリーが多い】です。20代・30代で年収1,000万円以上目指す人で、当てはまる人はすぐに直しましょう。

今回の内容は、あ～わかるって思う方が多いように感じます。仕事ができない人ほど、文章は長く、かつ要点を押さえていないので何度もラリーをしてしまい、無駄な時間を過ごしてしまいます。今回はこの無駄なメールを解消するためのポイントを伝えしたいと思います。

メールは社会人の必須スキル相手に伝わる文章を書こう。

メールのラリーが多い人はこう思われている

メールのラリーが多い人は周りの人にこのように思われている可能性が高いです。

メールがやたらと往復してラリー状態になる人は、要領が悪い傾向にあるし仕事ができない人が多い。

— Kazbomb (@kazbomb) March 30, 2020

意思の疎通ができていないメールのラリーが嫌いだわ。むかつくから直接話した方が早いパターンが多い。

— とらる (@r77ot) May 10, 2018

メールのラリーが多いのはなぜか？

メールのラリーが多い理由は、LINEやチャット慣れもひとつの要因のひとつかもしれませんが、大きな理由は情報を整理してメールの文章を考えるという習慣がないからです。

メールは、自分が空いている時間に確認できたり、資料を送れたりと非常に素晴らしいツールですが、ラリーが続くをお互いの時間を奪ってしまいますので、注意が必要です。また、時間を効率的に使えない人は年収1000万なんて遠い世界になってしまいますので、ここでポイントを掴んで直してしまいましょう。

メールのラリーを無くす方法

仕事ができない人のメールはラリーが多く、非常に効率が悪いです。思い付きでメールするのではなく、相手に何を伝えたいか、相手にどうしてほしいのかを明確にすることがメールのラリーを無くす方法です。

メールを分類すると3パターンに分けられます。

①ただ情報を伝えるだけ(連絡・感謝など)
②意見をもらいたい
③承認をもらいたい

それぞれのパターンごとにポイントがことなりますので、詳しく説明していきたいと思います。

①ただ情報を伝えるだけ
感謝を伝える。連絡事項を伝える。などです。ポイントは、漏れなくダブりなく伝えることです。

②意見をもらいたい
誰かに自分の考えや仕事の方針の意見をもらいたいなどです。ポイントは、背景や目的をしっかりと伝え、考えられる選択肢とその中で自分が最善だと思う選択肢（なぜその選択に至ったかという理由も記載する）を伝える。漠然とどう思いますか？という投げかけはしてはいけません。どういう問題でどういうところに不安や疑問があるのかを明確にして、意見をもらうことが重要です。

③承認をもらいたい
誰かに承認をもらいたい場合です。ポイントは、5W1H で相手に抜け漏れなく情報を伝えて、『承認しました。』というひと言をもられるようにしましょう。これも②の意見をもらいたいときと同様に、背景や目的をしっかりと伝え、考えられる選択肢とその中で自分が最善だと思う選択肢（なぜその選択に至ったかという理由も記載する）を伝えましょう。

メールは相手に連絡をしたいのか、意見をもらいたいのか、承認をもらいたいのかを明確にして、相手の返信は1通だけに収まるように内容を考えましょう！

送る前に相手の気持ちになる。

メールを送信する前に、そのメールが送られてきた相手の気持ちになって、読んでみましょう。そこで、突っ込みどころや疑問点がある場合は、情報を補い送るようにしましょう。

まとめ

いかがでしょうか？メールは毎日使うものなのに誰もメールを書き方を教えてくれません。また、チャットが増えてきたことやメールのスキルが低い人が多いため、メールは何度もやりとりするものだという認識の人が多くいます。メールはお互いの時間を奪うものですから効率的にやり取りすることが重要です。相手から1通の返信だけで済むようにメールの文面をしっかりと考えて送りましょう。無駄に長いだけで、要点を押さえていないメールは論外です。

メールはビジネスマンにとって重要なスキルになります。最近はチャットも増えてきていますが、このスキルが高ければ高いほど、年収1,000万に近づくでしょう。