資料作成に時間がかかる原因の多くは、PowerPointの操作速度ではなく「何を伝えるか」が固まる前に作り始めることです。先に目的と結論を決めれば、資料作成はかなり短縮できます。
資料作成に時間がかかる5つの原因
- 目的が曖昧なまま作り始める
- 結論よりデザインから考える
- 情報を入れすぎる
- 毎回ゼロから作る
- 完成間際に初めてレビューを受ける
速く分かりやすく作る5つのコツ
1. 読み手と目的を1文で決める
「誰に、何を判断してもらう資料か」を最初に書きます。意思決定資料と情報共有資料では、必要な情報量が違います。
2. 結論から構成を作る
先に「結論→理由→根拠→次のアクション」の順で見出しだけ作り、その後に中身を埋めます。
3. 1ページ1メッセージにする
1枚に複数の主張を詰め込むと読み手も作り手も迷います。各ページで最も伝えたいことを1つに絞ります。
4. テンプレートを使う
フォント、余白、グラフ、表の基本形を決めておけば、毎回デザインを考える必要がありません。
5. 30％の段階でレビューする
完成してから方向性が違うと大きな手戻りになります。構成と主張が見えた時点で早めに確認を受ける方が効率的です。
まとめ
資料作成は、装飾よりも「何を伝えるか」を決めることが中心です。目的、結論、構成を先に固め、デザインは最後に整えましょう。